Recordmanager

Vacaturegegevens

• Functieomschrijving

  Dit ga je doen?
  Als Recordmanager zorg jij dat digitale informatie binnen het CJIB goed wordt beheerd, vindbaar blijft en voldoet aan wet- en regelgeving. Je houdt regie op processen rondom informatiebeheer, werkt samen nauw samen met collega’s waaronder functioneel beheerders en verbetert continu hoe informatie wordt vastgelegd en beheerd. Omdat deze rol nieuw is binnen het CJIB, vraagt dit om een pioniersmentaliteit en het vermogen om kansen te signaleren en nieuwe werkwijzen vorm te geven.

  Wat ga je doen?

  • Je bewaakt de informatiestroom en zorgt dat informatie altijd aan de gestelde eisen voldoet;
  • Je adviseert en ondersteunt informatie-eigenaren bij informatiebeheer;
  • Je speelt een belangrijke rol in het bepalen welke documenten bewaard blijven, vernietigd worden of naar het Nationaal Archief gaan;
  • Je verbetert en richt processen rondom informatiebeheer slimmer in, waaronder het opzetten van een werkwijze voor social media archivering;
  • Je brengt structuur aan in document management systemen  zoals DigiJust en CORSA, verbetert de kwaliteit van dossiers en metadata en zorgt voor een goed ingericht en toekomstbestendig archiveringsproces.
  • Je ziet toe op juiste en consistente metadatering, zodat informatie goed vindbaar en duurzaam toegankelijk blijft;
  • Je vergroot het bewustzijn binnen de organisatie en helpt collega’s om beter met informatie om te gaan.

• Jouw toekomstige afdeling

  Jouw werkveld 
  CJIB
  Bij het CJIB in Leeuwarden werk je in een dynamische organisatie van ruim 2.000 medewerkers, waar je écht het verschil kunt maken in de samenleving. We zijn bekend van verkeersboetes, maar spelen ook een cruciale rol bij overheidsincasso’s en de uitvoering van strafrechtelijke beslissingen. Bij ons staat persoonsgerichte dienstverlening centraal en combineren we innovatie met een hands-on mentaliteit. Je krijgt bij ons de ruimte om te leren, nieuwe uitdagingen aan te gaan en je verder te ontwikkelen binnen je werk, terwijl je samenwerkt met gedreven collega’s aan maatschappelijk relevante taken.
  
  Directie Informatievoorziening, Bedrijfsvoering & HR
  Binnen de directie Bedrijfsvoering ondersteunen we het primaire proces van het CJIB. Vanuit de verschillende bedrijfsvoeringonderdelen zorgen we voor de organisatie, sturing en uitvoering van primaire en ondersteunende processen. Met als doel zoveel mogelijk waarde toevoegen voor de organisatie. 

  Team Bedrijfscontinuïteit & Ontwikkeling (BCO)
  Het CJIB wordt proactief ondersteund door het team BCO. Binnen dit team van ongeveer 30 medewerkers beheren en veranderen we met verschillende disciplines de IT, BV en HR producten, processen en systemen Dit allemaal gericht op continuïteit en ontwikkeling. In het dagelijks werk sluit je aan bij het team adviseurs en dat bestaat uit 4 medewerkers. Als adviseur werk je zelfstandig, maar samen zorgen jullie voor de continuïteit en doorontwikkeling van de informatiehuishoudig van het CJIB. In wekelijkse (sub)overleggen bespreek je lopende zaken en mogelijkheden die tot verbetering leiden.  
  
  Het borgen van een goede informatiehuishouding bij het CJIB is volop in beweging. Om haar ambities waar te maken heeft het CJIB een programma IHH opgezet. Als recordmanager werk je nauw samen met het programma IHH.

• Functie-eisen

  Wat vraagt deze functie van jou?
  Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail, waardoor informatie altijd correct wordt beheerd en eenvoudig terug te vinden is. Tegelijkertijd ben je klantgericht en praktisch ingesteld, je ondersteunt collega’s bij vragen over informatiebeheer en helpt informatie-eigenaren bij hun verantwoordelijkheden volgens de Archiefwet. 

  Je neemt initiatief en denkt actief mee over hoe processen slimmer en efficiënter ingericht kunnen worden. Dankzij jouw sterke plannings- en organisatietalent weet je moeiteloos te schakelen tussen verschillende onderwerpen en stakeholders. Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en zet je er elke dag voor in om het informatiebeheer duurzaam op orde te houden.

  Daarnaast breng je mee:

  • HBO werk- en denkniveau*;
  • Kennis van het beheer van digitale informatie;
  • Kennis van en ervaring met de Archiefwet en relevante regelgevingen (zoals bewaartermijnen);
  • Werkervaring met of kennis van CMS-, DMS-, of RMS-systemen is een pré.

• Arbeidsvoorwaarden

  Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je brutojaarsalaris) en 64 extra verlof uren (op basis van een 36-urige werkweeek). Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Wat bieden wij jou?

  Je komt terecht in een uitdagende en maatschappelijk relevante functie met zichtbare impact. Je draagt direct bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding binnen een organisatie die midden in de samenleving staat. Je komt terecht in een omgeving die volop in ontwikkeling is. Dat betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook echt kunt meedenken en bouwen. Je krijgt de ruimte om processen te verbeteren, structuur aan te brengen en jouw expertise in te zetten om informatiebeheer naar een hoger niveau te tillen. 

  Goed om te weten is dat deze functie:

  • Een functie betreft voor de duur van een jaar met de intentie tot een contract voor onbepaalde tijd; 
  • Een functie betreft voor 32-36 uur per week;
  • De functie is ingeschaald in schaal 10 van de CAO Rijk. Jouw inschaling is afhankelijk van jouw kennis, ervaring en achtergrond;
  • Deze functie valt onder de functiegroep  Adviseur Bedrijfsvoeringvan het Rijk. Intern bij het CJIB is de benaming ‘Adviseur Bedrijfsvoering’; 
  • De mogelijkheid biedt om hybride te werken, dit betekent dat je in overleg met jouw manager en team jouw kantoordagen en thuiswerkdagen afstemt;
  • Binnen het CJIB hebben we diverse opleidingsmogelijkheden die je kunnen helpen te ontwikkelen, zowel in jouw persoonlijke ontwikkel als gerichte ontwikkeling in jouw rol;
  • Deze vacature staat gelijktijdig open in fase 0 t/m 3 van het vacaturebeleid. Dit betekent dat zowel interne medewerkers, uitzendkrachten, extern ingehuurde medewerkers, Rijksambtenaren als externe kandidaten kunnen reageren. Ambtelijke CJIB-medewerkers hebben voorrang op externen, uitzendkrachten en medewerkers reeds in dienst bij een andere Rijksorganisatie. 

• Goed om te weten

  De planning ziet er als volgt uit: in week 24 vindt de selectie plaats, in deze week zal je ook het vervolg horen. In week 25 vinden de 1^e gesprekken plaats. In week 26 vinden de 2^e gesprekken plaatst.